三重限制是什麼?3分鐘讓你快速了解專案三角!

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三重限制是什麼

專案管理的三重限制是什麼?對於專案管理員來說,最重要的使命就是讓任務在有限的時間內,以有限的預算完成交付的範疇,而品質最終的好壞會與三重限制有關,今天就來了解一下被稱作「專案三角」的三重限制是什麼吧!

本文主要有 3 個重點:

三重限制是什麼?

三重限制的英文為(Triple Constraints),也稱為「專案三角」「鐵三角」。專案管理中的三重限制是指專案受到成本、時間、範疇品質的因素限制,形象化之後便是一個三角形。其中成本、時間、範疇分別是三角形的三個邊,品質則位於中央,變更任何一邊都會影響品質。

三重限制是甚麼?

三重限制的英文為(Triple Constraints),也稱為「專案三角」「鐵三角」。一般專案管理中的三重限制是指專案受到成本、時間、範疇品質的因素限制,形象化之後便是一個三角形。

其中成本、時間、範疇分別是三角形的三個邊,品質則位於中央(如下圖),變更任何一邊都會影響品質。

三重限制是什麼
三重限制的元素有:成本(cost)、時間(schedule)、範疇(scope)、品質(quality)

從圖片上我們可以發現,不論是改變專案範疇、時程、成本的任何一個部分,都會連帶影響其他部分,位於中間的品質也會受到影響。

因此三重限制一旦發生變更,專案管理人員就必須針對問題做應對,避免整個三角分崩離析,並且專案必須要同時達成以上四個目標才算成功,有任何一個目標沒達成就代表專案不合格。

「蛤~三重限制感覺很嚴格,可不可以不要理會三重限制,專心執行專案就好了呢?」很遺憾,只要是專案就一定會有三重限制,反言之如果沒有三重限制,就不足以稱作專案,接下來就針對各個因素做解釋,方便讓大家更了解三重限制!

PS:三重限制與五大流程(啟動、計畫、執行、監控、完成)都是衡量專案成功與否的重要指標。

三重限制如何運作?

三重限制如何運作

為了讓大家更了解三重限制如何運作,這邊以三重限制中的時間(schedule)來做舉例:

假設今天狀況非常好,專案的進度超前,也就是說時間(時程)發生了變化,那麼就代表你擁有更多的時間與範疇,最後可以得到更好的品質。

所謂的品質並沒有通用的標準,得看公司內部如何定義品質的標準。像有的公司會注重專案有沒有在預算中完成;有的公司則是認為準時讓產品上市,或是比競爭對手更早推出產品,因此專案經理要對品質有明確的定義,才能達到最好的效果。

專案計畫與三重限制

三重限制看起來雖然簡單,但其實它包含了時間管理、成本管理、採購管理、品質管理、人力資源管理、風險管理關係人管理方面的問題。

專案管理員必須具備優良的溝通能力撰寫計畫書的能力解決問題與衝突的能力與冷靜的判斷力,才能掌控好專案的狀況。

專案具有不確定性(uncertainty)逐步詳細性(progress elaboration),因此在執行專案的過程中一定會反覆的修正與變更,複雜的專案更是如此,每一次的改動都會引發連鎖問題,因此要特別注意三重限制的問題。

三重限制中的固定項目

在絕大部分的三重限制中,至少都會有一項(或多項)是無法變更的,有可能是成本(cost)無法追加或商量,或是時程(schedule)無法改變,時間到了一定要推出商品,也可能兩種情況同時存在。

問題發生在固定邊上

問題發生在固定邊上的意思就是:三重限制中無法妥協更動的一邊實際發生問題的地方相同

假如當初合約已經簽訂,但是你發現產品可能沒有辦法在期限(時間 schedule)內完成,因為合約中承諾會做到的功能(範疇 scope),此時就只能投入更多的人力資源(成本cost)好讓產品在時間內完成。

問題與固定邊不同

問題與固定邊不同的意思就是:三重限制中無法妥協更動的一邊實際發生問題的地方不同

比如專案必須在期限(時間 schedule)內完成,但是臨時改變了要求(範疇 scope),希望你可以完成更多條件,那麼你可以做的事情就是投入更多成本(成本cost)來完成目標。

三邊均無法更改

三邊均無法更改的意思就是:三重限制的任一邊均無法改動但仍舊有執行上的問題

這也不需要太過慌張,如果三個因素都無法更改,那麼專案很有可能是有問題的,需要重新思考專案目標與品質標準。

如何優化三重限制

如何優化三重限制?

時間優化

要優化時間最簡單的方式就是縮短要徑Critical Path,只是改變任務內容並沒有辦法縮短排程,唯有改變要徑才能縮短排程,至於要如何變更要徑來達到優化時間的效果呢?你可以嘗試這些方法:

  1. 縮短任務時間,縮減規範(scope)或增加資源(cost)。
  2. 快速跟進排程,重疊任務,以便同時執行這些任務 (成本資源也要跟著追加)。(最好在專案一開始就採用此策略)
  3. 壓縮排程,追加更多資源以便更快速地完成任務。
  4. 移除任務或降低範疇。

切記,一旦更變了時間(schedule),勢必會連帶影響成本、範疇與最後的品質,因此專案經理人必須特別注意。

成本優化

在大部分的專案中,預算幾乎都是由 人員、 設備、材料所組成。要保持成本不變對於專案來說並不是一件簡單的事情,可以藉由減少專案的範疇或是任務,這樣一來需要的成本就會降低,完成時間也會加快,或者你也可以嘗試以下方法:

  1. 直接減少成本,比如刪減過多的技術員。
  2. 確認人員的工資、工時、加班費是否合理。
  3. 確認目前投注的成本是否符合該專案。
  4. 試著採用較便宜的資源取代較昂貴的資源。

以上優化成本的舉動均可能導致專案延期或需要縮減專案範圍,這點需要注意。

範疇優化

專案的範圍基本上都不會發生太大的變化,前面講了很多優化的方向都是刪減法,但是範疇就沒有辦法這樣做,總不可能為了省錢把原本要蓋 10 層樓的房子只做 5 層吧?那麼範疇該如何正確優化呢?你也可以嘗試以下方法:

  1. 新增資源以確定完成所有範疇交代的任務。
  2. 如果有不在要徑上的任務,可以考慮刪除。
  3. 新增或延長任務工期(可能導致成本增加)。
  4. 延長截止日期增加任務可以執行的時間。

延伸閱讀:The project triangle

三重限制發生變更該怎麼做?

三重限制發生變更該怎麼做?

專案內容如果需要做任何的變更或修正,首先需要取得批准,而變更之後依定連帶影響範疇、時程、成本、品質中至少一項。

因此專案經理(PM)要先針對這些變更做衝擊分析,了解變更後可能帶來的影響,並且確認即將執行的變更與修改是否有取得適當權限的批准。

三重限制常見問題整理

三重限制到底是什麼?

三重限制的英文為(Triple Constraints),也稱為「專案三角」與「鐵三角」。一般專案管理中的三重限制是指專案受到成本、時間、範疇品質的因素限制,形象化之後便是一個三角形,其中成本、時間、範疇分別是三角形的三個邊,品質則位於中央,變更任何一邊都會影響品質。

三重限制如何運作?

假設今天狀況非常好,專案的進度超前,也就是說時間(時程)發生了變化,那麼就代表你擁有更多的時間與範疇,最後可以得到更好的品質。

三重限制中無法變更的項目

在絕大部分的三重限制中,至少都會有一項(或多項)是無法變更的,有可能是成本(cost)無法追加或商量,或是時程(schedule)無法改變,時間到了一定要推出商品,也可能兩種情況同時存在。

結論

相信看完這篇文章後大家都對三重限制有了更完整的了解,三重限制其實不光是專案,平常也會大量的運用在生活上,小到出外郊遊的計畫,大到如同電影-星際效應中那艱難的任務,都可以看到三重限制的運用,希望大家也能把正確的觀念運用在生活或專案管理上喔!

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