PMIS是什麼?4大重點馬上讓你了解!【2021最新版】

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pmis是什麼

PMIS是什麼呢?近年受到全球化的影響,專業分工領域得到了突飛猛進的發展,企業不僅要面對時差、文化等差異,讓專案可以24小時不間斷運作。而為了達到目標就必須使用PMIS來管控專案,讓管理更加方便,今天就來為大家介紹一下PMIS是什麼吧!

本文主要有4個重點:

  1. PMIS是什麼?
  2. PMIS的基本結構
  3. 如何挑選PMIS?
  4. PMIS應具備的資安功能

PMIS是什麼?

PMIS全名為(Project Management Information System),中文名稱叫「項目管理訊息系統」,是一個可以輔助專案管理的電腦工具。將管理者、執行者外部成員集中同一平台,共享即時資訊以落實高效溝通之效益,並確保專案團隊分工協作並完成專案的系統軟體。

PMIS是什麼?

PMIS是什麼
PMIS中文名稱叫「項目管理訊息系統」

PMIS全名為(Project Management Information System),中文名稱叫「項目管理訊息系統」,簡單理解就是一個可以輔助專案管理的電腦工具。將管理者、執行者外部成員集中同一平台,共享即時資訊以落實高效溝通之效益,並確保專案團隊分工協作,一起完成專案。

工程管理中資料會不斷變更,因此專案執行過程中難免出現管理問題,比如費時費力的文件編號,不僅搜尋不易,也無法即時更新,因此難以確保文件的準確性,更不用說製作報表了。

一連串的錯誤可能造成施工延誤的狀況,比如使用錯誤的圖面進行施工等。

PMIS則是可以進行成本估算與蒐集相關資訊來繪製S曲線,專案經理可以利用S曲線衡量並監督專案實際運作狀況。

此外PMIS也可以進行複雜的資源分配、時間分配、繪製甘特圖pert圖等作業,也能做到即時動態管理,有任何的資源分配調動都可以即時顯示,對於項目管理可說是相當方便的系統!

PMIS主要是運用動態控制原理來比較實際值計畫值之間的差異,找出偏差後分析原因並採取改善措施,讓專案可以往更好的方向發展。

PMIS主要功能有以下 5 點:

  1. 項目投資控制:統計項目的成本與對應進度的關係
  2. 進度控制:了解專案項目的進度狀況(包含PERT圖、甘特圖)
  3. 計畫調整:項目資料能根據計畫調整即時更變
  4. 合同管理:管理不同合同與賦予權限功能
  5. 系統維護:解決重複輸入資料的問題,方便後續管理與傳承。

延伸閱讀:

  1. S曲線是什麼?
  2. PERT是什麼?
  3. 甘特圖是什麼?

使用PMIS的好處

企業在推廣業務的過程中會遇到大大小小的專案,為了確保每個專案都在期限內以合理預算完成並具備良好的品質,企業必須透過PMIS來輔助專案經理做最有效的管控,使用PMIS也有助於管理經驗的累積與傳承才有助於公司長遠發展。

以往的專案經理人最常使用的工具多半都是Excel、Ms Project等軟體來配合專案執行,近年受惠於雲端管理系統高速發展,PMIS也以驚人的速度發展茁壯。

PMIS提供了一個快速、可靠、可擴充的專案協同運作平台,透過這個平台可以讓專案管理變得更加簡單、有效率,並且能有效將經驗傳承,為企業創造競爭優勢之核心知識。

PMIS 主要可以讓企業達到以下3個好處:

  1. 提供專案管理者及參與人員(專案負責單位/專案成員/高階主管/協力廠商/客戶)一個共用的資訊溝通平台,提昇專案管理效率。
  2. 系統化方式進行資訊傳遞、存取及計算,提高資訊運用效率與節省管理人力。
  3. 解決傳統管理資料重覆輸入問題,確保資料正確、一致、即時,讓後續的專案經驗傳承能更加順利。

PMIS的基本結構

PMIS的基本結構包含以下2個部分

  1. 外部結構與處理流程
  2. 內部結構與處理流程

PMIS系統與外部結構的流程規劃

要正確規劃PMIS系統的外部結構與功能,首先必須建立信息來源的架構與處理流程,簡單來說就是要知道哪個角色會提供什麼訊息,會需要什麼訊息,在生命週期中又是扮演什麼角色

比如大型專案項目中的參與者有業主、 規劃設計、主管、施工單位、設備供應商、材料供應商、 調試單位、監理單位等眾多項目參與角色。

參與專案項目中每個參與角色都是訊息的提供者,也都是訊息的需求者,而每個參與角色在生命周期中的工作階段也都不盡相同。

因此業主必須在項目概念階段就對PMIS系統的內部信息處理流程外部信息供需進行規劃與設計,招標文件中也需要向供應商提供PMIS採用的網路平臺、資料庫平臺、安全控制平臺等系統資訊。

項目管理中常用的工具軟體像是項目計劃編製軟體、財務軟體、 進度控制軟體、圖紙檔案管理軟體等,必須說明業主計畫要採購的系統廠商、版本號及數據介面。

在採購開始前必須按標準化要求統一和規範項目管理信息系統外部處理流程,業主使用的PMIS的範圍與外部處理流程規劃報告必須作為全部採購招標文件的重要附件。

重點整理:

  • 所謂外部結構就是參與專案項目的人,包含專案的參與者和招標時面對的廠商。
  • 業主招標的時候需要將之後要用的系統資料作為重要文件,招標時才能提供足夠詳細的資料。

PMIS的內部結構與流程規劃

PMIS的內部功能包括項目進度、造價、質量、安全、合同、財務、物料、圖檔、辦公與決策等9大管理訊息系統。

但處於不同項目生命周期階段的信息系統,其核心功能和目標會有所區別。

  1. 對於規劃階段的PMIS:圖檔處理是系統的核心功能
  2. 對於實施階段的PMIS(業主):項目進度、質量和造價三大控制信息的一體化集成處理是系統的主要目標
  3. 對於實施階段的PMIS(監控):質量信息的實時採集與監控是系統的核心目標等等。

PMIS的處理流程規劃

PMIS內部處理流程的規劃設計原則是:將項目的資源作為管理控制的基本目標。

比如說以工程進度、財務分析為依據,產生實際的資金、人力、物力、機具等支出消耗數據,並自動與目標數據相比較,作為後續合同結算、成本控制提供最即時準確的信息和依據。

重點整理:

  • 所謂內部結構就是執行專案時公司內部需要控管的項目,比如專案進度、財務狀況、人力、物料、機具的配置等。
  • 內部管控最重要的就是成本,PMIS系統須要能夠即時呈現工程進度與成本的關係。

PMIS應具備的4大因素

能容納多種專案工具與資料

PMIS是一個管理平台,所以要能容納各類型專案工具所產生的資料,其實這並不容易,因為開發商需要分析各專案工具的資料結構,並確認工具能開啟所有檔案格式。

要如何應付如此龐大與複雜的資料,是每個PMIS系統都需要面對的難題。

能完整紀錄專案執行歷程

當不同類型的專案匯入PMIS後,所有專案進行中的相關資訊都要能被記錄與分享。當專案出現問題時,最快的解決方法就是將過去的mail、文件等相關資料再拿出來釐清。

PMIS要能夠針對不同的需求提供對應的功能來記錄不同類型的資料。例如工程營造業需要監工、出工統計或是缺失改善等紀錄功能。如果這些專案資料都有完整的記錄,經驗才能被傳承與再利用。

能設定權限與簽核流程

專案團隊成員經常會因為專案需求從不同單位借調,資源也是。

而一般專案工具的規劃與使用,大多落在專案負責人上,而且大多以進度管理為主,對於授權則比較欠缺。所以要讓專案能執行得順利,PMIS相關的授權機制要能提供。

再者,為了落實專案管理,相關專案表單也會被要求標準化。而對PMIS系統開發廠商而言,除了專案工作必要的授權流程機制外,應該還需要提供一個簡易E化表單的設計工具,來完善專案執行時的授權管理。

能提供報表或是進一步的企業決策資訊

PMIS是一個執行多專案管理的平台,不同於專案負責人要對一個專案負責,高階經理人要的是綜觀多專案的執行,除了解決專案問題之外,他要能從專案執行的過程中分析岀對企業營運的改善,並制定正確的決策。

例如當發現人力運用在程式錯誤bug處理的比例偏高或是有成長的趨勢時,他便可以思考,是否增加程式完成時的測試程序或是選擇品質較好的外包資訊廠商。

PMIS的3大類型

選擇一套軟體最重要的核心是「自己最想管理的是甚麼」。 因為不同公司開發的PMIS都有不同的「設計理念」「設計重心」。根據PMIS設計的理念可以簡單分成以下3種類型:

  1. 工具管理類
  2. 工作協同類
  3. 綜合管理與資料分析類

接下來就簡單的了解這三個分類是甚麼意思吧!

#1.工具管理類:可以進行排程、財務、合約管理等功能

這種類型涵蓋範圍很廣,有包含排程、成本、風險、合約、WBS、品質等功能。 有的只有單一領域分析功能、有的是可以同時使用數個領域的工具(ex:排程管理、財務管理)、有的是只能讓單一專案使用。

不過不管大小複雜與否,這類的PMIS在操作上都有非常多細節,學習曲線很高。 

工具管理類的PMIS可以做出非常精細的規劃並多能符合特定的規章與要求,對於跨國專案或是有一定需求的專案來說是非常有用的功能。

#2.工作協同類:擁有資訊分享平台,適合跨國協作

工作協同類工具的核心重點是如何做到基本的追蹤、資源管理資料共享。這類的工作可以提供一個讓大家可以共同分享資訊,並取得專案資料的平台。

但這類工具的重點是在「分享資訊還有指派工作」上,所以對於細部規畫並沒有那麼精確。

若專案需要精細的排程、分析、正確的成本管控,可能還是需要專門的軟體來保存資料,日後就算面臨法律爭議也有足夠的證據保全。

#3.綜合管理與資料分析類:整理專案資料並產出報表+呈現於資訊儀表板

綜合管理與資料分析類的工具介於「報表工具」「資訊平台」之間;多半只著重其中一方,較少可以兩者兼顧。

這類工具只是從資料庫整理資料後產出報表,或是在設計好的網站平台或資訊儀錶板中呈現。

只是要注意一點,就是一般設計這類工具的廠商會假設你的資料都已經正確無誤,只是幫忙把資料做整理,匯出呈報表或是呈現在分析介面而以,因此並沒有辦法確認資料的準確度。

但如果內部基礎資訊的規劃尚未成熟,這類工具通常最後會變得形式化,沒有實際價值。錯誤的資料弄得再好看,結果依然是錯的,對於決策與分析也不會有任何幫助。

如果你有這類情況,那麼當務之急應該是完善公司內部的資訊規劃,先降低資訊錯誤率,再使用這類工具才有意義。

如何選擇PMIS?

PMIS是專案經理不可或缺的好朋友,不論是在規劃、執行、控制都占有舉足輕重的角色。

但問題在於PMIS並沒有什麼標準,因此市面上充斥不少類似的工具,工具彼此的功能可能都不完全一樣,所以很容易踩到地雷。

有的PMIS軟體設計的非常完整,而且擴充度高、也有一些軟體壓根就和PMIS沒有關係,純粹是用來模糊外行人的設計。

而且軟體廠商都會說自己的PMIS適合所有類型的專案。

就像我前面提過的,就算是號稱全面兼顧的PMIS,也一定還是有個專精的領域, 而其他的功能可能並沒有這麼完善,所以在選擇PMIS軟體時,需要問自己這點:

  • 公司最迫切需要的功能是什麼?(例如收發文系統、排程管理)
  • 公司長期發展最需要什麼工具?
  • PMIS與工作流程是否可以緊密搭配?

如果只是隨便買一個最便宜、或是最多人用的工具,可能造成事倍功半,畢竟工具要搭配正確的專案類型還有流程才能發揮價值。

選擇PMIS時, 不單單只是考慮功能與價錢,而是從系統嚴謹度、長期組織發展、各職能所需要資訊取得的容易度、整合的可能性、使用者介面等完整的考量,最後才做出選擇。

若你正考慮要選擇一套工具長期使用時,或許你可以考慮由此做為思考的出發點,這樣PMIS才能達成最大的效益與價值。

如何導入專案管理資訊系統PMIS?

好啦!前面說了這麼多關於PMIS的介紹,接下來就來談談該怎麼導入PMIS與導入時可能會遇到什麼問題吧!

怎麼樣的公司需要使用PMIS?

一般來說公司會需要使用PMIS主要會有兩種狀況;第一種是被強迫要求,公司與業主在簽訂合約時就明確規定必須使用PMIS,所以不得不用;第二種是老闆或高階主管為了要提升管理及競爭力自發性的導入使用。

第二種屬於比較積極一點的動機,但是儘管如此,仍然有不少公司導入PMIS後卻仍然沒有效果,這是為甚麼呢?我們接著往下看。

為什麼導入PMIS仍不見效?

導入PMIS後成效仍舊不彰的最主要原因,就是系統本身不夠簡單、好用,並且產出能達到允收標準的文件。其次是老闆或高階主管對於導入系統的決心。最後是教育訓練課程的良好規劃。

PMIS導入成功的原因分析

目前使用本系統 Verakey(收發文功能)最成功的客戶是杜風,他們從總公司到中、南部辦事處整個企業全員使用;其能成功導入分析原因如下;簡單、好用、對工作有幫助,產出文件能達到允收的標準。

老闆及核心主管均展現出強勢導入系統決心,再加上我們公司針對教育訓練課程的良好規劃,及種子教官制度的建立。

PMIS導入失敗的原因分析

雖然高階主管對系統的支持度關係到導入成功的機率,但若是沒指派專人作為導入系統的窗口,容易造成無法持續推動敦促,並且公司也要搭配修正作業標準流程,並且將系統使用成果直接作為績效或進度的檢討依據,這樣才能提升系統導入的成功性!

PS:大家也可以對照一下如何導入BIM這篇的內容,來看看是否有類似的情況,如果您需要專業的輔導諮詢,歡迎聯絡我們

PMIS與專案管理員哪個更重要?

這樣看來PMIS功能這麼強大,是不是就可以完全取代掉公司中的專案管理員了呢?而如果今天公司裡的專案管理員能力非常強,是不是就可以不使用PMIS了呢?

實際上專案管理員與 PMIS 都有其存在的必要性,我們接著往下看。

PMIS與專案管理員在企業中的重要性?

首先 PMIS 是利用電子設備結合網路,植入程式進行利害關係人協作的資通訊工具,讓資訊能即時呈現並確保大家的流程作業都是一致的,PMIS 完整的資料庫也可以運用於 ioT、大數據等領域。

所謂工欲善其事,必先利其器就是這個道理。專案管理員的養成也是極其困難;要有團隊工作經驗溝通協調能力,還要懂得pmp所定的十大知識領域,運用五大流程群組;結合常識、知識、智慧於一身。

PMIS很完善是否就不用聘請專案管理員?

不對!專案它有四個特性;暫時性、獨特性、不確定性、逐步詳細性,天下沒有一個專案是一模一樣的;必需由專案管理員(經理)進行共同認知的辨識管理三重限制的管控,這是系統做不到的。

專案管理員很優秀是否可以不使用PMIS?

也不對!隨著科技的進步,人們對專案資訊訊息的需求也提升了,資訊必須即時、流程必須一致、資料要足夠完整且可運用於ioT、大數據等領域做統計分析及後續的延伸運用;這都要靠系統,這是專案管理員做不到的,因此PMIS與專案管理員都是公司必備的資產!

PMIS與資訊安全

PMIS可以有效管控專案中的資源,讓專案可以如期達標,近年來不少公司都將PMIS視為不可缺少的輔助工具,但是不同的公司組織面對的專案都不盡相同,或是會受到既有的使用習慣影響。

因此要如何有效地應用PMIS是每個企業必須面對的一大挑戰。

PMIS要能整合資訊安全與專案管理,專案中的資訊都是非常機密且有高度商業價值,萬一不小心外流,可能會損失不少金錢,甚至會打擊公司的名譽另組織倒閉,所以除了軟體的便利性之外,資安也是非常重要的考量點。

那麼PMIS須要具備那些資安的功能呢? 可以簡單整理出以下 5 點:

  • 機密文件的權限管理
  • 文件分類管理
  • 文件存放與攜出管理
  • 文件加密管理
  • 資訊安全檢查

#1.機密文件的權限管理

專案的結構主要有:專案、參與專案的成員、專案的工作項目、工作項目底下的文件這 4 點,而PMIS系統需要在各個結購都能設定權限,才能確保運作的合理性與資訊安全。

#2.文件分類管理

需要建立一套分類文件的規則,方便日後定義文件的分類,最好是可以自動分類權限(一般、列管、機密、極機密),比如說來自A任務的文件會自動設定為機密文件;來自B任務的文件則是所有人都可以看等。

這些設定可以幫助之後管理文件更方便。

#3.文件存放與攜出管理

比如可以將公司中所有列管的文件匯入系統,並採用電子簽核流程。這可以方便日後統一管理 。建議組織內部要自己制定一套匯出文件的政策,像是把文件交給未經授權人員需要申請等。

#4.文件加密管理

PMIS可以自動加密特定已核准的文件,如果要開啟,最好需要透過人員帳密、PMIS文件管理授權、文件授權這3層認證,就可以很清楚紀錄何人在何時取用了這份文件。

#5.資訊安全檢查

使用PMIS時也必須嚴格檢查文件的授權情況與員工使用方式是否合理,對文件的異常操作都需要自動紀錄詳細資料。

文件最好是可以透過系統自動添加浮水印並轉換成PDF,並限制USB的使用(因為USB很容易成為資安漏洞),或是可以利用管理郵件發送的私服器監控記錄。

延伸閱讀:

PMIS常見問題統整

PMIS是什麼?

PMIS全名為(Project Management Information System),中文名稱叫「項目管理訊息系統」,簡單理解就是一個可以輔助專案管理的電腦工具,能將所有專案的參與者集中同一平台,並共享即時資訊以分工協作,一起完成專案。

PMIS有哪些類型?

PMIS主要有工具管理類工作協同類綜合管理與資料分析類這3種,工具管理類可以進行排程、財務、合約管理等功能;工作協同類擁有資訊分享平台,適合跨國協作;綜合管理與資料分析類則是可以整理專案資料並產出報表+呈現於資訊儀表板。

如何挑選PMIS?

挑選PMIS時須考量:「公司最迫切需要的功能是什麼?(例如收發文系統、排程管理)」、「公司長期發展最需要什麼工具?」、「PMIS與工作流程是否可以緊密搭配?」,PMIS是否可以搭配公司的流程並長久發展,比工具版本是否新潮還要重要。

結論

平時看病的時候,我們會選擇風評口碑佳的醫生,而不是去關注診所中的設備是否先進。選擇PMIS也是如此,如果只看軟體功能,而忽視公司內部的教育和流程,就像以醫療設備來評選醫生一樣,是有風險的!

那麼如果有套無所不能的PMIS系統,專案管理人員會因此被取代嗎?答案是否定的,因為PMIS只是一套協助管理系統,最終執行決策的還是人。

延伸剛剛看醫生的例子,現在許多醫療網的內容與服務都相當完善,甚至只要針對輸入的症狀,資料庫就可以診斷出可能的疾病。

但醫生這個角色並沒有被取代,因為我們生病時還是會想要與醫生這樣的專業人員溝通,他們會依據患者本身與當下的環境進行診斷。

這樣的互動與運作是生硬的資料系統無法取代的。

專案管理也是如此,公司不能只靠軟體輸出的結果來管理專案,最終還是得借助專業人員,針對管理的現況利用專案管理軟體進行分析,這樣才能提出合理有效的建議。

參考資料:

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