甘特圖是什麼?成為一流人才一定要學會!【2021最新版】

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甘特圖是什麼?

甘特圖是什麼?甘特圖(Gantt chart)是將任務項目與時間一同呈現的一種圖表形式,可以一目了然的之道每個活動的歷時長短。加上甘特圖簡易好學,因此也是專案管理中最常見的工具之一。那今天就來為大家簡單介紹一下甘特圖是什麼吧!

本文主要有3個重點:

甘特圖是什麼?

甘特圖又稱作條狀圖(Bar chart),於1910年由亨利·甘特(Henry Laurence Gantt)發明,是執行專案最常使用的時間管理工具之一。
其特色就是能「顯示多個任務、專案之間預定與實際進展的關係」以橫軸作為時間,縱軸表示活動或項目,中間的線條則代表計畫的開始與結束

甘特圖是什麼?

甘特圖又稱作條狀圖(Bar chart),於1910年由亨利·甘特(Henry Laurence Gantt)發明,是執行專案最常使用的時間管理工具之一。

甘特圖的特色就是能顯示多個任務、專案之間預定與實際進展的關係以橫軸作為時間,縱軸表示活動或項目,中間的線條則代表計畫的開始與結束

下面這張圖是我用 Canva 套版製作的甘特圖範例:

甘特圖是什麼
最左邊的Tasks代表任務,右側的橫條則對應了任務須執行的時間

藉由甘特圖,管理者可以非常清楚知道所有任務項目的活動順序持續時間,從時間上把握所有進度。

並且判斷任務是否可以提前完成或可能延後進行,讓每項任務以最有效率的方式運用時間以降低專案執行的變動性,是相當理想又簡易的時間管理工具!

甘特圖重點整理:

  1. 甘特圖就是將任務以圖形或表格方式呈現
  2. 甘特圖的意義就是「我要完成這件事要花多少時間?」
  3. 甘特圖基本架構有包含:橫軸時間(日曆天or持續時間)、縱軸任務項目。

延伸閱讀:

甘特圖優點

甘特圖的優點主要有以下 4 個:

  1. 將複雜的任務視覺化,簡單且容易上手
  2. 可以將複雜的專案拆解成小份執行
  3. 可以一眼就可以知道進度是超前還是落後
  4. 能為每個任務設定時間進度

#1.簡單好理解,操作好上手

甘特圖的優點就是易讀、可見性高,可以把規模較大的專案分解成小部分執行,而每個小部分都可以分別繪製甘特圖執行,並在每個階段紀錄想法,對於解決問題非常有幫助!

#2.可將複雜的專案拆解成小份執行

甘特圖的另一個特點就是能將較複雜、涉及較多層面的專案拆解成小份,每一份小專案再分別以甘特圖表示,藉此掌握細節進度。

#3.一眼看出進度是超前還是落後

甘特圖可以設置時間進度,圖中的橫條顯示任務要在什麼時間完成,可以幫助你對整體項目做評估;部分比較完整的甘特圖軟體也能包含公司中的主要任務以及這些任務中的時間資源分配,可以清楚了解任務執行的簡易狀況

PS:如果公司中有可能消耗時間與資源的事件存在,那麼就很難單純憑藉甘特圖來評估,必須借助專案管理軟體

可將甘特圖列印後放在公司顯眼處,提醒大家關注目標的達成狀況以及預計要做的事。

#4.能為每個任務設定時間進度

甘特圖可以非常方便的為每個任務設定進度,如果之後隨著任務進行的同時更改內容,也可以根據任務的前後關係調整最合理的時間(更動前建議先與主管討論)

甘特圖缺點

甘特圖的缺點主要有以下3 點:

  1. 甘特圖難以呈現複雜項目之間的互相關係與順序。
  2. 甘特圖沒辦法以各別項目的落後來評估整體的進度影響程度。
  3. 如果專案時程一更動,原先的甘特圖必須再花時間重新製作,較不即時

#1.甘特圖難以呈現複雜項目之間的互相關係

甘特圖軟體可以輕易繪製出項目之間的關係,但面對大型或時間長的專案,製作甘特圖會相當複雜,呈現上就會非常雜亂不好閱讀。(只適合中小型專案使用)

如果專案的複雜程度再提升,除了原先項目之間的前後關係要呈現之外,可能還會有更多需要紀錄的資訊,比如施作工法、施工流程、提供器材的廠商資訊等,甘特圖要應付就顯得相當吃力,這時就建議使用專業的專案管理軟體

#2.甘特圖不能以項目的落後來評估整體的進度

甘特圖中的一個長條就代表一件任務,可以同時顯示多個任務要完成的時間,但是無法顯示工作量的多寡輕重緩急,比如比較長的進度條感覺代表一個較大的任務,但其實只是它的 deadline 比較長而已,容易造成誤解

並且專案管理員也無法得知這個任務有多少人在執行,也不知道目前閒置的人力有多少,對於管理者來說無法達到精確管理的目的。

甘特圖的另一個問題就是不容易看出整個專案的所有項目細節,只能在軟體上查看。

#3.甘特圖不適用於會頻繁更動的專案

項目可能在執行過程中不斷變化,如果不能事先預測可能的改變,繪製甘特圖的軟體也沒有可以頻繁更改功能的話,那麼很抱歉,你的甘特圖只有裝飾的功能而已。

甘特圖只能顯示任務與時間的關係、起訖時間,沒辦法看出專案執行中的問題點,比如甘特圖顯示進度落後時,你就不知道落後的原因是什麼,以至於無法馬上解決,就更不用說那些會頻繁更動工作內容的專案了。

甘特圖優缺點整理

甘特圖優點

甘特圖缺點

  • 容易上手,不需要花很長時間訓練

  • 進度能依照「預計」與「實際」對照

  • 電腦化容易,有許多軟體可以繪製甘特圖

  • 適合作為報告素材,能表達豐富資訊

  • 能把複雜的專案拆成小份執行

  • 不適合用於過度複雜的專案

  • 不適合會頻繁更動的專案

  • 看不出專案所有細節,無法立即了解問題

  • 無法精確管理人力物力

延伸閱讀:

甘特圖用途有哪些?

甘特圖主要可以用於以下3的地方:

  1. 專案管理
  2. 時間管理工具
  3. 需要直觀呈現進度的地方

#1.專案管理

甘特圖是目前專案管理中被廣泛使用的呈現方式,可以直觀的看到任務的進展情況,資源的利用率等等,也能將多個任務項目的甘特圖組合成一張總圖,不過不適合頻繁更動。

#2.時間管理工具

甘特圖除了運用在專案、生產等管理領域,如今建築、IT產業、汽車也將甘特圖作為把控時間進度的重要工具。

比如日產汽車(Nissan Motor)是日本第一家製作汽車與零件的公司,藉由充分甘特圖的功用,於2009年《財富》全球500強排名中躍居第67位。

#3.直觀的進度呈現方式

使用甘特圖可以知道某部門的業績表現、申報費用的進度等,為了更直覺、快速的展示各項指標或任務進度,多半還會搭配堆積柱狀圖、條形圖等來輔助展示。

甘特圖軟體有哪些?

甘特圖軟體
甘特圖軟體

早期可以繪製甘特圖的軟體相當少,只能使用Harvard GraphicsLotus或在Microsoft Excel上手動繪製。

自從有了專案管理軟體之後,繪製甘特圖就變得容易許多,隨著商業智慧(BI, Business Intelligence)的盛行,也出現了不少甘特圖製作模板,讓甘特圖繪製的過程變得更快、更便利。

現今甘特圖軟體依照需求主要可以分成3類:

  1. 免費獨立的繪圖插件或網站
  2. 專精繪製甘特圖的軟體
  3. 包含甘特圖功能的專案管理系統

#1.免費獨立的繪圖插件或網站

第一種免費插件簡單來說就是給你一個可以崁入系統使用的套件,特色就是有不錯的擴充性可以靈活運用,不過建議讓專業工程師操作較佳。

一般沒有程式背景的朋友可以使用類似 canva Gantt.io 等免費繪圖網站來製作甘特圖,其中Gantt.io就是一個很棒的甘特圖專案管理工具。關於免費的繪圖資源我們以後會專門整理文章給大家。

#2.專精繪製甘特圖的軟體

現在網路上有不少可以繪製圖表的網站,有免費版也有付費版,如果公司只需要甘特圖一種圖表的話,那麼免費版本就已經足夠。

#3.包含甘特圖功能的專案管理系統

這類的軟體可以說是所有圖表類型的集大成,既有甘特圖,又有長條圖、圓餅圖、折線圖等等,一次處理很複雜、多樣的數據資訊,可能會以資訊儀表板的方式呈現。

這類的甘特圖軟體一般都是非常專業的數據分析軟體或專案管理軟體,適合對功能要求完善的企業使用。

如何繪製甘特圖?

如何繪製甘特圖
甘特圖繪製分前、中、後三階段

繪製甘特圖前中後的順序分別為

  1. 釐清任務目的
  2. 列出任務需要的所有任務
  3. 規畫各個任務完成需要得時間

#1.繪製前:蒐集資料,預先規劃

製作甘特圖之前需先釐清任務目的,確定任務之後蒐集相關資料,把要達成這個目標該做什麼任務與所需的時間全部整理出來。

#2.繪製中:將規劃好的任務分解並合理分配

「專案目的」、「工作項目」、「完成時間」是繪製甘特圖的3要素,最終的目的就是要讓專案可以如期如質,且在合理的成本控制內完成。

#2-1.分解工作

任務與時間都整理完之後,繪製甘特圖的第1步就是「分解工作」,將完成目的所需要的任務拆分成小份的工作,如果拆分之後的任務仍然很複雜,可再往下展開為工作細項。

一開始繪製甘特圖的朋友可能不曉得該把任務拆解成多細的工作,簡單來說一下下就完成的事情就不用特別拆分為一個工作,例如採買文具。

#2-2.找出工作的「優先順序」

第二步就是評量每個任務間的急迫性與執行需要的時間,以及任務之間的衝突關係,如果有發現衝突,需要考量哪個任務需要先進行。

建議可以搭配流程圖模擬專案執行的過程,配合工作細項可以更好安排工作執行的優先順序。

像是有些任務需要一起完成才能繼續執行專案,這類的工作必須優先考慮,才能更合理的安排時間。

#2-3.預估每項工作所需的時間

在排定工作時程必須具備3項時間概念:「悲觀時間」、「最可能的時間」、「樂觀時間」
稍微解釋一下這幾個名詞:

  • 悲觀時間(Pessimistic time):完成一個任務所需的最多時間
  • 最可能的時間(Most likely time):專案人員當初規畫的原始時間
  • 樂觀時間(Optimistic time):任務順利完成所需的最少時間。

#3.繪製後:隨時檢討甘特圖是否合理

甘特圖畫完不代表就沒事囉!反而是負責專案管理的人員要特別留意甘特圖的狀況,如果與實際執行的狀況不符,應該要立即檢討並修正,那麼要怎麼檢驗甘特圖是否合理呢?我們接著往下看。

如何檢驗甘特圖安排是否合理?

檢驗甘特圖的合理性

要檢驗甘特圖最好的辦法就是用經驗判斷,如果之前完全沒有執行過相關的專案,那麼會建議將時間安排偏向「悲觀時間」,不要將時間安排太緊,任務與任務之間最好留有1~2天作為緩衝期,設想最糟糕的情況,做最好的打算。

除了時間安排之外也可以從「任務」「時間軸」這兩個地方檢視,這兩個方法都可以預防專案落後,也可以在專案完成後做為檢討的依據。

#1.任務檢視

任務檢視的意思就是每完成一項任務就檢討一次,確定完成無誤再繼續執行下一個任務,如果任務尚未完成甚至逾期,可以檢討因應的方法,比如延長deadline或是增加人力(資源)。

#2.時間軸檢視

時間軸檢視的意思是每一段時間都會檢討一次,比如每周三或五開會,解此了解任務執行是否有落後或其他問題並提早解決。

#3.使用實線與虛線對照

在甘特圖中,虛線一般代表預計完成時間實線實際完成時間

不論你是用「任務檢視」還是「時間軸檢視」,如果發現進度落後預計時間,可能就要考慮後面的任務是否要延後,或是增加更多資源好讓專案在時限內完成。

甘特圖常見問題整理

#1.甘特圖是什麼?

甘特圖(Gantt chart)是將任務項目與時間一同呈現的一種圖表形式,可以一目了然的之道每個活動的歷時長短。

#2.甘特圖可以用在什麼地方?

甘特圖可用於專案管理,能清楚知道專案任務執行的進展情況;甘特圖也可以作為時間管理的工具,呈現每個任務所需的時間;直觀的呈現方式與簡單好懂的繪製方式,讓甘特圖成為簡報、企劃、專案管理必備的工具。

#3.甘特圖的優缺點?

甘特圖的優點是容易上手,不需要花很長時間訓練,並且能把複雜的專案拆成小份執行;缺點則是不適合用於過度複雜或容易頻繁變更的專案,也無法精確管理人力物力。

如果你對於如何提升專案管理成效有興趣,可以參考 Verakey 的介紹;如果您需要專業的輔導諮詢,也歡迎聯絡我們

結論

甘特圖有助於我們做好時間管理,也是提高效率最好的方法之一,時間管理的重點就是運用有限的時間達到最大效益,甘特圖可以依照每個任務的輕重緩急,將工作一一排程,讓你可以更好掌握所有任務,好好運用甘特圖絕對可以幫助你在專案管理上更有效率!

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