如何提高員工效率?管理者必學這3招!【2021最新版】

案例分享
如何提高員工效率

「到底該如何提高員工的工作效率呢?」「為何員工拼命加班卻還是做不完工作呢?」這一定是令每個管理者都頭痛不已的難題,管得太嚴可能會讓員工壓力山大導致離職率攀升,管得太鬆又容易被員工鑽漏洞偷懶導致嚴重影響工作流程或產品品質。

在本篇文章中你將學到:

  1. 效率不佳原因分析
  2. 如何提升員工工作效率
  3. 公司與管理者應有的心態

為什麼工作效率這麼低?

「為什麼員工人手充足,卻每天都在加班?」

「為什麼員工能力明明不錯,公司營收卻不見起色?」

「為何開了那麼多場會議,卻沒有任何成效?」

究竟有沒有方法,可以提升工作效率和品質,又能讓員工準時下班?

員工工作效率不如預期最容易發生在公司規模發展到一定階段,或是公司正處於擴張階段,此時容易出現管理的死角,或是制度來不及重新規劃,導致工作效率低下。
首先就來探討為何效率低下吧!

#1.員工只想做完,不想做好

如何提高員工效率
員工心態也是影響工作效率的原因

員工可能會覺得自己只是每天都在等發薪日,只是公司裡隨時可以被取代的角色,因此在工作上得過且過,表面上有完成工作,但可能也只是做做表面工夫。

會這樣是因為員工對工作沒有目標 而非公司是否有明確的工作規範  就算人才再好都一樣 建議公司導入OKR目標管理法

OKR是根據企業的目標訂出量化的目標,例如:某電信部門此季的「O」是提升顧客的滿意度,而「KR」可以制定問卷調查的回收率需達到七成,或是降低客訴平均處理時間等。

注意,導入OKR後,主管應關注的是員工是否達到「目標」,而非「數字」,員工也能清楚知道自己「為何而做」「要做什麼」

#2.花太多時間開無效會議

花太多時間開無效會議
花太多時間開無效會議必定導致效率低下

會議真正的核心目標應該是解決問題,而非單純的整理匯報,做決策、腦力激盪、思考解決方案,這些才是會議的真正目的。

可惜「開會」在許多員工的眼中,是非常浪費時間又沒有意義的事情,因為多半是為了在主管面前做做樣子罷了,絲毫沒有實質效益,這樣的會議就叫「無效會議」。

無效會議的產生主要有3個原因:

  1. 會議目標不明確:為了開會而開會,建議每次會議已1~3件事情為目標
  2. 會議準備不夠:會議資料不全或與會者沒看過資料,導致會議時間都在「導讀」。
  3. 會議無後續追蹤:會議的目的是為了解決問題 正常會議結束一定會不少待辦事項等待分配執行,如果沒有後續追蹤很容易不了了之。

#3.缺少工作流程與規範

想像一下你去買午餐,點了一份義大利牛肉丸潛艇堡,並交代店員不要加香菜,結果因為店員溝通不良,加上對流程不熟悉,不僅出錯餐,還加了你最討厭的香菜,甚至還加碼放滿了你不能吃得醃黃瓜,給了你很不好的印象。

對於管理者來說 每次的工作匯報就像這份潛艇堡一般,每次都會忐忑不安,深怕下屬出包,每晚輾轉反側難以安心。

通常10人以下的小公司,多半是靠口語表達與整合員工意見後逐漸樹立起公司內部的流程,不過當公司規模逐漸擴大,問題就出現了。

由於沒有明確規範的工作流程,員工容易會有「應該可以這樣做吧?」「我不太確定」「這要問問主管」等類似的問題,員工也可能因為不確定,一來一往的溝通與確認無形之間浪費了非常多時間,這就是為什麼時間總是不夠用。 

如何提高員工效率?

高效率的員工可以更快速的完全工作,也能帶動公司氛圍形成正向循環,提高員工工作效率可以從「員工」、「工作流程」、「獎勵機制」這3點開始著手。

#1.提高員工技能

提高員工技能是增進工作效率最好的方法
提高員工技能是增進工作效率最好的方法

提高員工的工作技能是提高工作效率非常有效的方式,可惜不少企業並沒有很認真經營這塊。

一來是認為培訓既花時間又影響公司業務,二來是覺得普通員工流動率高,花時間栽培也只是在幫其他公司養人才。

有些企業則認為員工都在公司做了那麼久,工作已經相當熟悉,根本不用培訓。

但很有可能員工一直在用低效率的方式工作。這也是工作效率低下、質量問題層出不窮的真正原因。

提高工作技能,不只要確保新員工熟習培訓合格才能開始工作,更要定期規劃員工培訓,確保員工都理解最新的操作規範

讓表現優異的員工講課與示範,讓所有員工都能掌握優秀員工的工作方式與技巧也是不錯的作法。

員工培訓也需具備解決問題的能力,才能獨立面對生產作業上的操作、質量問題,生產效率才能提高!

#2.簡化工作流程

簡化繁雜流程,可以更好的提供員工效率
簡化繁雜流程,可以更好的提供員工效率

就算員工的技能即使再好再嫻熟,只能等待、窩工那效率也不會多高。因此簡化工作流程就顯得非常重要。

管理者必須察覺並消除工作中過多的等待與各種時間浪費的可能,比如材料進貨的錯誤浪費、粗心造成的點工、減少互踢皮球的責任真空帶、減少文件上報後的批准時間,都能給企業帶來效率的提高。

簡化流程說看似容易,實際上做起來很難。就算管理者很清楚效率低下的問題,也知道該如何改變,但只要沒有人願意開第一槍,問題就不會有解決的一天,管理者也不願意隨便拿自己的位子開玩笑,於是只能對這些混亂睜一隻眼閉一隻眼,也為自己推諉卸責留了後路。

這導致企業流程簡而不化 最終決定流程執行與否依舊是權力說了算。

如果企業不徹底改變管理的弊端 消除思想、組織上的各種障礙 那麼提高工作效率只是一句空話。

良好的工作規範與說明可以讓員工省去不必要的思考與確保工作品質,也可以將規範做為考核依據。

#3.建立合理獎勵機制

企業的管理體系決定了企業整體效率,獎勵機制則是體系中最重要的部分 。前面提過,「精進員工技能」與「簡化企業流程」是提高工作效率最有效的方法。

而獎勵機制則扮演提升工作效率的催化劑。

獎勵機制包含「企業績效制度」「薪資制度」。 企業要把握這兩點 適時的給予獎勵 為員工注入工作的動力 。

企業要讓員工知道如何高效率作業,與培訓最新的技術,同時也要告訴員工做好有甚麼獎勵,做錯會有甚麼懲罰,讓員工比較有積極用心的理由。

提高員工工作效率必須多角度、多層次思考,必須全方位配合、上下出力,打造卓有成效的管理體系,才能保證工作效率的持續提高或穩定增長。

任何一個單位都需要員工,員工都需要很好地工作。但有一個問題必須解決,就是員工的工作效率問題。員工的工作效率的高和低,對於企業來說差別很大。

如何提高員工效率重點整理

#1.為什麼員工效率差?

主要問題是因為員工心態不正確、過多無效會議、工作流程太過繁瑣,導致窩工等浪費時間的事情發生,因此工作效率就差。

#2.如何提高員工效率?

工作明確化,在員工的工作問題上要明確、固定,越明確越固定越好。如果員工的工作經常變動,就存在一個不斷學習,不斷思考的過程。如此一來提高效率是很有限的。
員工工作越明確、清晰,加上管理者確實的觀察與評估,

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